1-1회의 방법을 바꿔라.

어떤 회의는 `그래서 뭐래` `어떻게 하래`라는 수 많은 의문으로 끝이 나는 회의가 있는가 하면 어떤 회의는 오랜 시간 동안 하더라도 열정을 갖고 참여 할 수 있는 회의가 있다. 물론 두 회의간에 차이를 만드는 것은 여러 가지 요인이 있겠지만 그 중 가장 큰 비중을 차지하는 것이 회의 진행자의 역할이다. 회의 진행자는 단순히 말을 잘하고 재미있다고 해서 진행을 잘 하는 것이 아니다. 어떤 준비를 가지고 진행하느냐에 따라 회의의 높은 질을 만들어 낼 수 있고 그것이 회의 진행을 잘 했다는 피드백을 받을 수 있는 기준이 된다. 당신은 평소 어떻게 회의를 진행하는가? 회의를 위해 무엇을 준비하는가? 당신이 진행하는 회의를 위해 특별히 준비하는 것이 없었다면 이제부터 당신의 회의 진행방법을 바꾸어 당신처럼 스마트한 회의를 진행해 보도록 하자. ㅁ 회의 시간은 어떻게 구성하였는가? 필요 없는 회의라고 느껴지는 회의는 시간낭비일 뿐이다. 이런 회의의 특징은 회의전과 후가 전혀 달라지는 것을 참석자가 못 느끼기 때문이다. 일단 바쁜 시간을 내어 모이긴 했지만 회의 주제나 목적에 임팩트가 없어 중구난방이 됐기 때문이다. 물론 담당자인 당신이 회의 목적과 기타사항을 메일로 보냈겠지만 그것을 자세히 읽어 보고 회의에 참석하는 사람은 몇 명이나 되겠는가! 그래서 회의를 준비하는 진행자는 회의 시작 전 목적과 주제 선정에 대한 임팩트 있는 안내를 해야 한다. 만약 다른 리더가 회의를 이끈다면 사전에 리더에게 목적과 주제 그리고 참석자를 포함한 특이사항을 전달해야 한다. 또한 회의 주제에 맞게 장소와 회의 진행 방법도 생각해 볼 문제이다. 회의라고 해서 일괄적으로 책상에 앉아서 하기 보다는 회의 결론을 꼭 내야 하는 `끝장회의`라면 사무실, 중간 점검 형태의 회의라면 굳이 앉아서 할 필요 없는 `서서 하는 회의`, 창의적인 회의를 위해서라면 회의장이 아니라 다른 장소를 물색하는 것도 좋은 방법이다. 마지막으로 회의는 꼭 정시에 마칠 수 있도록 해야 한다. 몇몇에게는 중요한 회의라도 다른 부서에서는 무의미한 회의가 될 수 있기 때문에 정시에 마치는 것은 매우 중요하다. 그렇지 않고 매번 회의 시간을 넘긴다면 회의 도중 빠져 나가는 사람만 있을 뿐만 아니라 회의 도중 들어 오는 사람이 생기는 등 회의의 시간 체계가 무너질 것이다. 언제 끝날지 모르는 회의를 늘 겪었기에 회의 중심으로 스케줄관리를 하지 않고 자신의 업무 중요도에 따라 회의를 참석하게 되는 것이다. 따라서 사전에 회의 시간을 넉넉하게 잡고 설령 그럴 수 없다면 차선책을 미리 준비해 두어야 한다.  

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