1-3 회의 방법을 바꿔라!

회의 준비는 제대로 하였는가? 회의장이 섭외가 되면 프로젝트와 노트북, 음향 및 다과에 대한 회의에 필요한 체크 포인트를 확인해 보자. 가끔 미디어 플레이어가 깔려 있지 않아 중요한 동영상을 작동 하지 못할 때도 있다. 노트북에 미디어플레이어가 있는지 확인해 보자. 외부 업체에서 발표자가 올 경우 USB나 이메일을 보안문제 없이 활용할 수 있도록 미리 준비 해야 하는 것도 진행자의 역할이다. 회의가 시작되기 전 담당자는 회의의 주제와 목적을 다시 한번 공지하는 스피치를 준비하자. 무엇보다 회의진행을 상사가 맡아 진행한다면 당신은 회의에 나온 내용만 잘 정리 하면 되지만 당신이 회의를 진행 할 경우 `발표자나 의견 제시자가 없을 시 어떻게 회의를 진행 할 것인지`를 미리 회의 내용에 대해 생각해 두지 않으면 안 된다. 또한 회의진행자는 의미 있는 회의 마무리를 위해서 회의 중간중간 중요 내용을 잘 정리해 두고 회의 마무리에 이를 다시 한번 전달하여 참가자들이 다시 한번 리마인드 할 수 있도록 하자. 회의 중재는 어떻게 할 것인가? 회의가 가열되면 기 싸움으로 이어지거나 상대방과 싸우는 분위기로 몰아지는 경우가 종종 있다. 이때 회의를 진행하는 담당자는 재치 있게 회의의 흐름을 바꿀 수 있어야 한다. `5분 쉬었다가 하자, 혹은 차 한잔 마시고 다시 시작하도록 하겠습니다`라고 시간의 흐름을 잠시 끊거나 장소를 이동 시켜야 한다. 그래야 갈등을 일으키는 사람 모두 이성적으로 생각 하며 몰입 상승 효과에 빠지는 것을 막을 수 있다. 마지막으로 회의의 마무리는 훈훈하게 하도록 유도해야 한다. 회의에서 기분 나빴던 내용이 회의실 안에서 나쁜 감정이 정리가 되지 않으면 자신의 책상에 앉은 후에라도 일에 집중 할 수 없기 때문이다. 회의를 마치면 간단한 허그나 박수, 인사로 가능한 기분 좋게 마무리 할 수 있도록 해야 한다. 싸운 사람이나 싸우지 않은 사람이나 감정을 털어 낼 수 있도록 하자. 특히 회의에서 한마디도 못한 사람도 기분 좋게 마무리 하여 소외된 감정을 잊을 수 있도록 도와야 한다.   위드커리어 블로그에서 사진과 함께 자세하게 보기